Plus que toute autre marchandise, l’entreprise moderne est alimentée par l’information. L’apparition des médias créés électroniquement a transformé notre économie en une économie de l’information, les plus grandes entreprises ayant un contenu s’élevant, dans certains cas, à plusieurs téraoctets d’informations. Si l’entreprise Fortune 500 d’aujourd’hui disposait de toutes ses informations sous forme imprimée, il faudrait une armée de commis aux dossiers juste pour garder une trace de tout cela.

De nombreuses organisations ont des sites Web internes et externes, qui peuvent tous deux contenir de grandes quantités d’informations régulièrement mises à jour. La gestion de contenu Web est un sous-ensemble important de la gestion de contenu et fait référence aux programmes et équipements utilisés pour gérer ce contenu Web.

Les systèmes de gestion de contenu sont des systèmes électroniques qui prennent des données et les organisent, de sorte qu’elles puissent être récupérées, recherchées et mises à jour facilement, et partagées dans toute l’organisation. L’ingrédient de base est la technologie des bases de données, bien qu’un CMS soit plus qu’une base de données ; il comprend une technologie de recherche sophistiquée et des mécanismes de stockage à plusieurs niveaux qui peuvent faire pivoter le contenu vers divers types de stockage matériel (CD-ROM, bande, etc.), selon la fréquence d’accès.

Un CMS, parce qu’il est destiné à gérer tous types d’informations quel que soit leur format, doit également offrir un haut niveau d’interopérabilité des documents. C’est-à-dire que tous les documents, y compris les documents de traitement de texte, les feuilles de calcul, les bases de données, les fichiers .PDF et tout autre type de fichier, doivent tous être catégorisés et référencés afin que lors d’une recherche, toutes les informations pertinentes soient disponibles, peu importe d’origine ou de format. De plus, l’interopérabilité entre les systèmes de gestion de contenu est devenue essentielle, afin que plusieurs organisations et agences gouvernementales puissent partager des informations si nécessaire, même s’ils utilisent des systèmes différents.

Alors que le partage d’informations a pris une grande importance dans l’économie de l’information d’aujourd’hui, le système de gestion de contenu doit également prendre en compte l’autorisation et fournir une fonctionnalité telle qu’un administrateur peut spécifier quels destinataires peuvent accéder à quel contenu. Les droits d’accès aux documents doivent pouvoir être définis au niveau d’un utilisateur individuel.

D’autres éléments importants d’un système de gestion de contenu incluent la possibilité de capturer facilement et automatiquement de gros volumes de documents, la possibilité de réutiliser des documents et de les réassembler dans de nouveaux documents, et la possibilité de créer un flux de travail qui reflète les dépendances d’un document à un autre. Enfin, de nombreux systèmes de gestion de contenu incluent des fonctionnalités collaboratives, qui permettent à plusieurs travailleurs dans des emplacements distincts de collaborer sur la création ou la modification de documents, et de gérer les modifications et les révisions des documents. L’aspect collaboratif du CMS garantira également que chaque information associée à un projet particulier est synchronisée et distribuée à chaque membre de l’équipe de projet en temps opportun.