L’ étiquette du courrier électronique , parfois appelée nétiquette au sens large, est une chose compliquée. Il n’est certainement pas approprié de ne pas répondre aux e-mails, en particulier de la part d’individus, mais nous sommes tous parfois occupés et pouvons ne faire qu’accuser réception des e-mails et promettre d’écrire plus en détail ultérieurement. La question de savoir s’il est approprié d’envoyer une réponse automatique à tous les e-mails est également complexe.

En général, il est considéré comme inapproprié d’envoyer une réponse automatique à tous les e-mails lorsque vous êtes parfaitement capable de renvoyer une réponse. La pratique devient de plus en plus courante même lorsque les gens sont capables de répondre à leur courrier, et cela semblerait une violation de l’étiquette du courrier électronique. D’un autre côté, si vous envisagez de prendre des vacances et que vous êtes un particulier, travaillez pour une petite entreprise ou avez un cabinet privé en tant qu’avocat ou médecin, les gens peuvent attendre plusieurs jours à plusieurs semaines en espérant une réponse. de votre part, cela peut prendre plus de temps que prévu. Si vous recevez de grandes quantités d’e-mails, les experts en étiquette d’e-mail vous recommandent de rédiger une réponse appropriée et d’envoyer une réponse automatique à tous les e-mails si vous prévoyez de vous absenter de votre ordinateur. ou une source de courrier électronique pendant plus de 48 heures au cours de la semaine ouvrable.

La réponse que vous encadrez doit être polie et professionnelle, car vous pouvez recevoir des lettres d’amis ou de professionnels. Indiquez votre absence, bien qu’il ne soit pas nécessaire d’indiquer pourquoi, et donnez une estimation du moment auquel vous prévoyez de commencer à répondre aux e-mails. Accordez-vous quelques jours de temps supplémentaire, surtout si vous recevez généralement un grand nombre d’e-mails. De cette façon, vous pouvez remplir vos obligations de répondre aux e-mails tout en vous laissant le temps de vous remettre en marche après une absence de quelques jours.

Notez que certains de vos e-mails sont susceptibles de rebondir lorsque vous utilisez un répondeur automatique, surtout si vous recevez beaucoup d’ e-mails SPAM ou Bacn . En fait, si vous vous abonnez à des groupes de discussion ou à des sites de réseaux sociaux, vous souhaiterez peut-être vous désinscrire pendant vos vacances. De cette façon, vous ne remplissez pas les boîtes aux lettres des autres avec plusieurs messages sur votre absence, ce qui est considéré comme impoli. Théoriquement, si vous comptez utiliser une réponse automatique à tous les e-mails pendant votre absence, vous devez vous assurer que vous ne recevrez que des messages de nature personnelle ou professionnelle. Si vous ne voulez pas manquer le groupe de discussion ou Bacn, abonnez-vous à ceux-ci sous une adresse e-mail différente de celle que vous utilisez pour la correspondance personnelle ou professionnelle.

Les grandes entreprises ou les entreprises qui reçoivent une quantité considérable d’e-mails peuvent utiliser un système de réponse automatique pour accuser réception des e-mails. Il est considéré comme poli pour toute entreprise d’envoyer une réponse automatique à tous les e-mails, car elle en accuse réception. Cette situation est analogue à celle d’une serveuse occupée qui vous salue dans un restaurant. Elle vous fait savoir qu’elle vous voit et se rendra à votre table dès qu’elle le pourra. Une grande entreprise qui finira par répondre à votre e-mail donne essentiellement ce signe de tête amical avec la promesse d’une réponse personnelle dans quelques jours ou semaines.

Il est particulièrement important pour les médecins, les thérapeutes et tous les professionnels de la santé qui utilisent la correspondance par courrier électronique avec les patients d’envoyer une réponse automatique à tous les courriers électroniques lorsqu’ils seront absents pendant la semaine ouvrable pendant plus de deux jours. Si un patient a un problème immédiat, les professionnels de la santé peuvent indiquer un autre contact afin que le patient n’ait pas à attendre plusieurs jours et ne résolve pas un problème de santé qui pourrait nécessiter une attention immédiate.