Une entreprise envoie à ses clients une lettre de crédit lorsqu’elle commet une erreur sur une facture qui leur a été envoyée. Cette dernière révise à la baisse le montant d’une facture de manière à pouvoir en assurer le suivi. Ce type de papier est appelé note de débit lorsque le montant à résoudre est revu à la hausse. Découvrez le fonctionnement de la note de crédit et comment la régler.
Qu’est-ce qui distingue une facture d’une note de crédit ?
La note de crédit, parfois appelée « avoir », ressemble souvent à une facture. En réalité, elle est souvent rédigée comme une facture standard. Il est nécessaire de se référer au titre du document puisque sa nature y est clairement indiquée pour les distinguer. La différence se situe également au niveau du montant indiqué dans le document. Dans la note de crédit, il est négatif. Cela signifie que la somme remboursée doit être prélevée sur le montant total des ventes de l’entreprise.
De plus, grâce à la numérotation, il est possible de faire la distinction entre une note de crédit et une facture ordinaire. En fait, il est d’usage d’utiliser un système de numérotation parallèle pour vos factures afin d’éviter toute confusion avec les factures plus traditionnelles.
Comment fonctionne une note de crédit ?
La note de crédit vous permet d’obtenir un remboursement, à l’instar de la note pour les frais de déplacement professionnel. Elle donne également accès à une remise dans certaines circonstances. Concrètement, l’émission d’une note de crédit peut être destinée à :
L’annulation d’une facture
Il est illégal de supprimer une facture qui a déjà été émise. La note de crédit permet d’enregistrer le remboursement d’un montant surestimé à un client en cas d’erreur, de rectifier une facture erronée. La note de crédit est destinée à corriger les erreurs éventuelles lorsque le montant figurant sur une facture est supérieur à ce qu’il devrait être.
Elle permet en même temps de rétablir le bon montant dans la comptabilité de l’entreprise.
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Accorder une réduction
L’entreprise peut décider d’accorder une réduction au client afin de le conquérir si une erreur de calcul s’est glissée dans la facture qui lui a été envoyée et qu’elle a provoqué son mécontentement. Il faut l’émission d’une note de crédit pour officialiser l’action. Sachez qu’une note de crédit peut être envoyée par courrier postal. Il est également envisageable de l’envoyer par email.
Comment rédiger un rapport de solvabilité pour votre entreprise ?
Il est probable que le client n’était pas au courant que le montant indiqué sur la facture qu’il a reçue était incorrect. Ainsi, son premier avis est la note de crédit. Face à ce constat, il est essentiel de lui envoyer un document concis mais cordial. Celui-ci doit expliquer l’erreur commise et préciser que le compte sera crédité. Chaque section du document doit être soigneusement étudiée. Il doit être très clair dans le contrat que le document du client est un droit de propriété.
De manière concise, les mots « avis de crédit » doivent apparaître clairement (en gros caractères) en haut de la page. En outre, la lettre doit comporter un numéro de référence, la date de sa publication, le nom du client et les coordonnées de l’entreprise. Il est nécessaire d’expliquer pourquoi un crédit a été émis dans le corps du document et de voir pourquoi un crédit a été accordé dans le corps du document. Il faut également inclure des informations sur la liste de prix incorrecte de la facture reçue par le client et le montant crédité.
Un pied de page doit être réalisé
Cette section située au bas du document doit inclure tout commentaire spécifique. Il convient également à ce niveau d’inclure le nom et le numéro de téléphone de la personne que le client peut appeler s’il souhaite obtenir des informations complémentaires. En effet, il peut être un peu perdu s’il reçoit une note de crédit. Alors, il sera sans doute nécessaire de contacter une personne de ressources.