Un outil EPM (Enterprise Performance Management) est un ensemble d’outils utilisés pour aider les procédures de gestion de projet d’une organisation. Contrairement à la croyance populaire, ces technologies ne sont pas nouvelles. Néanmoins, leur popularité ne cesse de croître.
Les outils EPM se présentent sous différentes formes en fonction des exigences de l’entreprise, notamment des applications en ligne ou des formats avec un nombre variable de modules, des logiciels propriétaires ou open source, et même des solutions propriétaires. Les principales applications sont disponibles en tant que solutions EPM SaaS.
L’outil de contrôle du projet
La fonction la plus importante d’un outil EPM reste le téléchargement des projets du portefeuille de l’entreprise.
Le mécanisme de contrôle d’accès du projet comporte une sorte de gestion des permissions, notamment le fait que seuls les utilisateurs autorisés sont habilités à effectuer des activités particulières.
Une fois les projets téléchargés dans SaaS EPM, un outil de planification est nécessaire. Il permet de générer des calendriers indiquant les ressources disponibles, la charge de travail (sous forme de tâches et de jalons), la tarification et d’autres événements survenant au cours du projet.
En ce qui concerne la solution de sauvegarde, il est essentiel que le logiciel ERP permette la sauvegarde de plusieurs bases de données.
Cet outil vous permet d’analyser la progression du développement d’un projet. Il s’agit essentiellement d’un outil permettant de déterminer comment le planning a évolué au cours du projet. Cette caractéristique a plusieurs applications, notamment l’inventaire à tout moment. Elle vous permet d’identifier ce qui doit être amélioré pour que les projets futurs réussissent.
Pour réussir, le projet doit être capable d’affronter et de surmonter tous les défis qu’il peut rencontrer. Les données recueillies sont utilisées pour prévoir tout événement qui pourrait compromettre l’avancement normal du projet (en termes de qualité, de coût ou de prix).
Aujourd’hui, il existe de nombreuses solutions SaaS EPM accessibles qui vous permettent d’effectuer le processus de reporting à distance. C’est beaucoup plus pratique car il suffit d’un navigateur et d’un accès à votre portefeuille pour que cette approche fonctionne.
Comment gérer efficacement les données du projet ?
Le choix des rapports pourrait être fait par un outil externe pour gérer les rapports existants dans l’entité. Alternativement, la solution EPM SaaS inclut déjà cette fonctionnalité.
Dans tous les cas, cette gestion doit permettre une gestion globale du macro-projet. L’objectif de cette perspective est de pouvoir visualiser l’ensemble du plan d’un point de vue global, puis de le décomposer en niveaux plus petits avec un point de vue plus ciblé et particulier.
L’un des principaux avantages de l’utilisation d’un logiciel EPM en mode SaaS est qu’il est souvent doté d’un code couleur pour indiquer l’état d’un projet. Par conséquent, vous pouvez rapidement déterminer s’il faut y prêter attention ou non, simplement en le regardant.
Par conséquent, il serait préférable de mettre en évidence les anomalies en rouge, les améliorations potentielles en jaune et les bonnes performances en vert, en donnant l’impression qu’il s’agit de feux de signalisation.
Inclure un EPM pour l’intégration des bases de données
C’est une raison supplémentaire d’inclure un EPM dans votre organisation. Il est possible de distribuer les données de l’entreprise une seule fois et de les rendre disponibles et utilisables par tous les membres du personnel (bien que les autorisations puissent être restreintes pour limiter les accès illicites).
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Gain et économie du temps
Investir dans un EPM peut favoriser la coopération entre les employés. Chaque minute passée sur chaque activité sera plus productive.
Au sein de la base de données, les EPM fonctionnent de manière similaire aux moteurs de recherche populaires tels que Google Search et Bing. Cela vous permet de trouver rapidement tout ce que vous recherchez.
Les EPM peuvent également réduire le facteur d’incertitude. Il est possible de consulter à tout moment l’état des indicateurs clés de performance convenus au préalable, ce qui permet d’agir rapidement avant que la situation ne s’aggrave.