A quoi joue le grand livre ?
La gestion comptable vous permet de suivre les finances et les opérations de votre entreprise. Le grand livre rassemble toutes les transactions qui ont eu un impact sur vos comptes au cours de ce processus, formant ainsi une image de la situation financière et des performances de votre entreprise. Il décrit les sommes d’argent que chaque compte a reçues ou dépensées pendant une période donnée.
Ce rapport est largement basé sur vos enregistrements passés. Par conséquent, il nécessite une grande rigueur dans le mouvement des écritures comptables. En particulier, les totaux finaux des deux documents doivent correspondre.
Les affectations doivent également faire l’objet d’une attention particulière. Néanmoins, les logiciels de comptabilité ont rendu cette procédure beaucoup plus facile de nos jours.
Un auditeur utilise souvent le grand livre pour trouver des erreurs. En effet, cette assistance approfondit les activités de chaque compte. Par conséquent, le professionnel sera en mesure d’identifier et de corriger rapidement toute erreur d’affectation. Les informations du grand livre vous aideront également à suivre l’évolution de vos comptes dans le temps.
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À l’heure de la technologie, ce document comptable est souvent produit automatiquement par des logiciels spécialisés. Il n’en demeure pas moins essentiel pour évaluer et gérer une entreprise. Cet élément vous permet d’évaluer vos performances et vos résultats sur une période définie. Il permet également de suivre facilement l’évolution de votre entreprise dans le temps.
La présentation du grand livre en comptabilité
Un modèle en « T » est le plus courant pour chaque compte du grand livre. Il ne s’agit toutefois pas d’une disposition formalisée. Il s’agit simplement d’une procédure standard sur ces grands livres.
Quoi qu’il en soit, le document doit indiquer les soldes d’ouverture et de clôture de chaque compte tout au long de la période examinée. En outre, toutes les transactions qui affectent les comptes de l’entreprise doivent être enregistrées.
Dans l’ensemble, le grand livre comptable est organisé de manière à faciliter la lecture des opérations. Il se décline habituellement sous forme de grand livre général et de grand livre auxiliaire. Le premier rassemble les comptes de classes 1 à 7.
Le second détaille, pour sa part, les comptes fournisseurs (401) et clients (411). À ces niveaux, vous devez procéder à l’enregistrement : du numéro du compte et de son intitulé de la date et du libellé de l’opération considérée, de la référence des pièces justificatives associées (facture, reçu, etc.), du code du journal de comptabilisation (ventes, achats, banque, etc.), du montant (créditeur ou débiteur) de la transaction et du code de lettrage (optionnel).
Les comptes sont regroupés par numéro, conformément à la disposition du PCG (plan comptable général). Par ordre chronologique, les opérations doivent être classées. Enfin, la somme des crédits doit être égale à la somme des débits.
La mise à jour du Grand Livre est-elle nécessaire ?
Les journaux comptables sont essentiels pour gérer avec précision les comptes d’une entreprise, car ils doivent être remplis quotidiennement. Ces documents permettent de suivre le temps et de documenter chronologiquement les factures, les flux (encaissements et décaissements), etc. Par conséquent, il est essentiel que vous enregistriez ces informations pendant qu’elles sont encore fraîches, par souci d’exactitude.
Vous devez également étiqueter ces transactions afin de pouvoir documenter votre routine quotidienne et repérer toute anomalie. Ces informations seront compilées dans le grand livre à ce stade. Vous avez encore la possibilité de détecter rapidement des anomalies si les transactions sont récentes à ce stade.
Vous pouvez également détecter les erreurs en contrôlant les soldes. En termes simples, le total de toutes les entrées de journal doit être égal au montant global du grand livre. Ce n’est qu’en tenant à jour vos documents comptables que vous pourrez découvrir l’origine du déséquilibre.
Mais il y a un piège puisque vous devez vous assurer que les informations que vous recevez sont exactes. Vous pouvez désormais maîtriser les risques en utilisant un logiciel de comptabilité. Toutefois, vous ne devez pas négliger la saisie de données sur le terrain qui est nécessaire chaque jour. Pour garantir que vos livres sont en ordre, faites appel à un comptable professionnel pour qu’il vous rende également des services.