Les employés d’une entreprise peuvent être amenés à voyager pour les besoins professionnels de l’entreprise. Lorsque plusieurs conditions sont remplies, l’employeur est tenu de rembourser les frais engagés lors des déplacements. Pour être indemnisé dans de nombreux cas, vous devez présenter une note de frais, qui est essentiellement un reçu qui documente vos achats.
De quoi dépendent les frais de déplacement professionnel ?
Les frais de voyage d’affaires d’un employé sont ceux qu’il engage lors d’un déplacement pour le compte de son employeur. Sur le plan financier, il s’agit principalement des dépenses de transport, d’hébergement et de nourriture. Celles qui concernent le déplacement domicile-travail ne sont pas incluses.
Les frais d’hébergement, de transport et de représentation sont consignés dans un document appelé « note de frais de déplacement professionnel ». Ils doivent être remboursés par l’employeur. Pour obtenir le remboursement des frais, plusieurs critères doivent être respectés.
Tout d’abord, les déplacements professionnels doivent être effectués avec le véhicule personnel de l’employé. En outre, chaque dépense engagée doit être justifiée par des documents.
Le barème kilométrique établi par l’État doit être utilisé pour calculer les frais de déplacement professionnel des travailleurs. Il permet à l’employeur de calculer avec précision les indemnités kilométriques dues. Il tient compte à la fois de la puissance fiscale du véhicule (CV) et de la distance parcourue.
La gestion des notes de frais est une activité chronophage et à faible valeur ajoutée. Pour vous en débarrasser, investissez dans un logiciel de gestion des notes de frais.
Les frais de déplacement sont-ils indemnisés ?
L’employeur dispose de trois possibilités pour rembourser les frais de déplacement professionnel, l’indemnisation forfaitaire étant la première. L’employeur attribue une somme d’argent déterminée par l’URSSAF aux salariés pour couvrir leurs déplacements professionnels en utilisant ce système d’indemnisation. Dans ce cas, le salarié n’a pas à justifier ses frais de déplacement. Il commence ensuite à rembourser les dépenses réelles.
Cette technique consiste pour l’employeur à rembourser aux employés les dépenses qu’ils ont effectivement effectuées. Ils doivent alors fournir la preuve de ces frais à l’aide d’une note de frais de voyage d’affaires. Enfin, il y a la question d’une certaine déduction forfaitaire.
Il s’agit d’un montant fixe soustrait de l’assiette afin de pouvoir verser des cotisations de sécurité sociale à certaines catégories de travailleurs comme les vendeurs et les journalistes.
En ce qui concerne les petits déplacements
L’employeur peut choisir entre une indemnisation des frais réels et un remboursement forfaitaire pour les trajets courts (ceux où le salarié peut rentrer chez lui le soir). Cette dernière option permet un remboursement maximal de 6,40 euros par jour.
Pour les longs trajets (ceux d’au moins 50 kilomètres ou plus par les transports publics), les mêmes options s’appliquent. Le forfait journalier pour les repas est alors déterminé comme étant de 12,90 à 18,40 euros par jour. Le forfait journalier pour l’hébergement est compris entre 34,20 et 65,80 euros par jour
Il est souvent conseillé aux entreprises d’investir dans des systèmes qui amélioreront leurs opérations, tels qu’un logiciel de gestion de la relation client pour les petites et moyennes entreprises. Elles doivent également garder un œil sur leurs dépenses afin d’assurer leur viabilité à long terme. Les frais de déplacement représentant une part importante des coûts de l’entreprise, il est essentiel de les gérer efficacement.
A lire aussi : tout savoir sur le mail pour une confirmation d’entretien
Le frais de déplacement professionnel et la fiscalité
Le remboursement des frais figurant sur une note de frais de déplacement professionnel n’est pas soumis au barème progressif de l’impôt sur le revenu du salarié. Il convient toutefois de noter qu’au-delà d’un certain niveau, l’administration fiscale considère la rémunération des déplacements professionnels comme un avantage en nature, sur lequel elle établira une cotisation et paiera des charges sociales.
Les frais de voyage d’affaires des employés sont déductibles du revenu imposable de l’entreprise. L’administration fiscale, en revanche, impose une restriction.