De plus en plus d’entreprises ont recours à un coffre-fort numérique. Cette technologie joue un rôle important dans le modèle d’entreprise sans papier. Quel est son objectif ? Quels sont certains de ses avantages ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le coffre-fort numérique.
Coffre-fort numérique: définition
Un coffre-fort numérique, également appelé coffre-fort électronique ou e-safe, est un lieu de stockage virtuel et personnel pour les papiers sensibles tels que les fiches de paie, les contrats, les factures et autres documents. Il ne peut être consulté que par son propriétaire à l’aide d’une méthode d’identification sécurisée. Il n’y a aucune possibilité d’y pénétrer sans autorisation.
Un coffre-fort numérique peut être maintenu par une seule personne, par exemple un employé. Ce dernier est le seul à pouvoir accéder aux documents et données stockés. Son employeur ou son prestataire de services ne peut pas y accéder. Même si l’employé quitte son emploi, il conserve l’accès à son coffre-fort électronique personnel.
L’obligation de mettre en place un coffre-fort numérique ne s’applique pas aux entreprises. Cela dit, du fait qu’elle permet aux entreprises de se conformer au RGPD (Règlement général sur la protection des données) et aux exigences du droit du travail, cette solution est désormais nécessaire.
Fonctionnement d’un coffre-fort numérique
L’objectif principal d’un coffre-fort numérique est de permettre la dématérialisation, l’archivage et la centralisation en ligne des documents. Sa capacité vous permet de stocker une quantité importante d’informations.
Après avoir stocké ses fichiers, l’utilisateur n’a plus qu’à les envoyer de son ordinateur à son coffre-fort électronique. Les documents sont ensuite scellés par une signature électronique une fois qu’ils ont été envoyés. Un horodatage qui indique la date du dépôt est ensuite ajouté. Enfin, une empreinte numérique est générée pour garantir que les documents ne changent pas au fil du temps.
L’utilisateur doit alors se connecter à partir d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone et saisir son identifiant et son mot de passe dans les cases prévues à cet effet afin d’accéder ensuite à ses données. Si l’utilisateur a choisi ce niveau de sécurité plus élevé, il peut lui être demandé de fournir un code de sécurité par SMS.
Les interêts d’utiliser un coffre-fort numérique
C’est une bonne idée pour une entreprise d’employer un coffre-fort numérique, car il l’aide à conserver tous ses papiers RH en un seul endroit. Il permet également d’économiser beaucoup d’espace. En effet, le stockage des documents ne sera plus nécessaire grâce à ce service. De plus, parce que l’utilisateur n’aura pas de problèmes pour trouver les choses,
D’autre part, l’installation d’un coffre-fort électronique peut aider une entreprise à améliorer sa réputation. Elle plaira davantage aux personnes familiarisées avec les outils numériques et les processus en ligne. En même temps, sachant que le dépôt électronique entraîne une réduction significative de l’utilisation du papier, il reflétera l’image d’un bâtiment plus écologique.
Avantages d’utilisation d’un coffre-fort numérique
Les avantages de l’utilisation d’un coffre-fort numérique sont nombreux. Tout d’abord, les documents qui y sont conservés sont protégés contre les modifications, ce qui garantit leur recevabilité juridique. En outre, cette option hautement sécurisée protège contre la cyber-malveillance.
Les documents conservés dans un coffre-fort électronique sont également : Pérennes et lisibles dans le temps ; protégés des erreurs de manipulation ; et totalement traçables.
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Des exemples de coffres-forts numériques
Parmi les nombreuses alternatives de coffre-fort numérique disponibles sur le marché, il y en a quelques-unes qui se distinguent.
Digiposte est l’une d’entre elles. Il s’agit du coffre-fort électronique de La Poste. La particularité de ce gadget est de permettre à l’utilisateur de rationaliser ses processus de gestion administrative personnelle. Par exemple, il peut l’utiliser pour recevoir ses factures, ses notifications fiscales ou ses relevés bancaires grâce à cet outil. Il peut également partager des fichiers avec des tiers sans craindre d’être piraté grâce à un lien de partage sécurisé.
En outre, MyPeopleDoc se distingue. Basé sur un modèle cloud hautement sécurisé, ce coffre-fort numérique révolutionne la gestion des documents RH. Il permet en effet d’améliorer sensiblement les conditions des employés, leur permettant d’être plus productifs.
Un autre service qui mérite des éloges est Nibelis. Cette solution combine un coffre-fort électronique avec un logiciel de paie. Selon les avis sur Nibelis, la majorité des utilisateurs sont satisfaits du produit.